辽宁省互联网协会办公管理制度

第一章 总则

为了加强协会内部办公管理，明确和遵守其职责，提高工作效率和质量，使协会日常工作制度化和规范化，制订本制度。

     第一条 本制度适用于协会所有人员并严格遵守各项规定。

     第二条 协会所属的秘书处，要明确本部门工作职责和工作流程；制定工作计划，完成年度终总结；同时，通报部门工作信息。

     第三条 秘书处为协会综合办事机构，下设综合部和会员部，根据工作需要随时增减部门。

（一）综合部：协调处理协会日常工作，包括起草年度计划、总结、请示、报告，信息交流、大事记；负责办公发文、函文邮寄；负责文书档案、负责财务、会务和车辆管理；每年承担省民政厅要求的社团年检；完善协会各项管理制度、规章和办法并组织实施；接待举报、投诉、申诉；

（二）会员部：负责会员管理、会费收取及会员联络和服务工作；承担会员代表大会、理事会组织筹备工作；负责分支机构组建与管理协调，结合行业发展需要组织研究制定互联网行业自律公约，促进企业规范服务，维护用户合法权益。

（三）其他部门：根据工作需要经理事长办公会研究决定后，可增减相关部门及职责。

第四条 协会工作人员要遵守岗位职责，保证工作质量与效率；服从工作安排，完成本职任务。

     第五条 工作时间，协会工作人员要遵守作息时间，有事请假；人际交往要保持仪容、仪表、礼仪、言语、行为等端正规范；提倡合作精神，体现良好的文明素质。

     第六条 工作人员因公出差订购机票，由秘书处统一负责，定点订购并抽验（特殊情况除外）；火车票原则上由个人负责订购。需要接送站的，填写《出差接送站申请单》，由秘书处负责安排。特殊情况下如需使用个人车辆的，经秘书处商量或同意，协会视情况给予补助。未经秘书处同意，使用其它交通工具的，费用及安全事项由本人负责。

     第七条 办公文件的借阅、使用要及时归档，需要销毁的要按规定及时销毁。秘书处负责年底统一文件归档。

     第八条 文件起草要填写《辽宁省互联网协会发文稿纸》单，由拟稿人经部门核稿后，最后由理事长签发。秘书处形成文件文档，再由拟稿人校对签字后发出。

     第九条 工作人员领取办公物品要进行登记。

     第十条 秘书处要建立固定资产总账，每年进行一次汇总核查。

     第十一条 要经常打扫室内卫生，保持公共环境清洁，营造良好的办公氛围。

     第十二条 各部门需要的报刊，由秘书处统一办理。

     第十三条 凡违反协会相关规定的，协会将给予相应的处罚；严重的或解除合同关系或退回原派驻单位。

第二章 印章、证书管理

第十四条 为加强本会印章、法人登记证书管理，强化工作人员对印章、证书管理安全意识，防止出现印章、证书丢失、转借等严重问题，依据《社会团体印章管理规定》《全省性社会团体章程示范文本》，制定本规定。

第十五条 本会印章，包括公章、法定代表人印章、财务专用章、分支机构等公章，法人登记证书（正副本）皆属本规定管理范围。

第十六条 本会印章、证书由专人管理，妥善保管于本会指定保管场所，任何单位、个人不得非法侵占、违规使用。

第十七条 本会公章由秘书处管理；财务专用章由秘书处（部门）管理；法定代表人印章由秘书处（部门）管理，法人登记证书由秘书处（部门）管理。

第十八条 本会印章、证书使用严格落实登记、审批制度，设立使用登记表，经秘书长（负责人）批准，方可使用。

第十九条 不得在空白表格、证书、信笺、文书等空白资料上盖章。

第二十条 需将印章、证书带离本会保管场所使用的，须提出申请，经秘书长（负责人）批准，方可领取使用。使用后应立即归还，签字确认。

第二十一条 管理人员工作变动时，应明确接管人员，办理书面交接手续。

第二十二条 任何人不得转借、乱用、私自藏匿本会印章；对于违反规定使用印章造成严重后果的，追究相关人员法律责任；对非法刻制印章的，视情节轻重，交公安机关处理，并追究相关法律责任。

第二十三条 本会印章按照《社会团体印章管理规定》明确的规格式样刻制，经登记管理机关和上级主管部门备案后，方可启用。

第二十四条 本会更换印章时，应到登记管理机关交回原印章，并重新刻制印章。

第二十五条 本会办理注销登记，应将全部印章交回登记管理机关封存；本会被撤销，应配合登记管理机关上缴印章。

第二十六条 本会印章、证书遗失时，经理事会2/3以上理事表决通过，在公开发布的报刊上刊登遗失声明，可以向登记管理机关申请重新制发或刻制。如被个人非法侵占，应通过法律途径要求返还。

第三章 文件管理

第二十七条 本会召开会员大会、理事会、监事会，举办重要会议、重大活动应印发文件。

第二十八条 文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送单位、文件字号、印发日期。

第二十九条 本会文件由秘书处负责起草，并交由秘书长审核后由秘书处按文件发文格式制发。

    第三十条 文件内容涉及多个单位或部门时，秘书处需组织相关单位或部门会签，送秘书长审核后制发。

第三十一条 文件拟稿签发，一律使用本会印制的《发文稿纸》，用钢笔或黑色碳素笔书写、签字。

第三十二条 外来文件由秘书处负责签收，及时在《收文登记簿》上分类登记，并在来文附上《文件处理单》，送秘书长审阅。

第三十三条 审阅外来文件时秘书长要在《文件处理单》上提出拟办意见，由秘书处阅办，重要文件应呈送秘书长阅批后阅办。为避免文件积压误事，应即阅即办。

第三十四条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由秘书处专人保管，经本会相关负责人批准后开具，并留底备查。

第三十五条 本会印发的文件需立卷归档，安排专人长期保管。工作人员变动时，需履行文件交接手续。

第四章 文档管理

第三十六条 为了规范档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本办法。

第三十七条 归档范围

（一）成立登记材料：登记管理机关批准成立文件；上级主管部门批复文件；社会团体成立咨询申请表；社会团体法定代表人登记表；社会团体负责人登记表；社会团体章程核准表；个人会员登记表；单位会员登记表；住所使用权证明；社会团体办事（内设）机构详情表。

（二）变更事项材料：

1、变更名称登记材料：登记管理机关准予社会团体变更名称的文件；社会团体变更名称登记申请表；上级主管部门同意变更名称的文件；社会团体章程核准表；修订后的章程及其章程修订说明；其他材料；

2、变更法定代表人登记材料：登记管理机关准予社会团体变更法定代表人的文件；社会团体变更法定代表人登记申请表；社会团体法定代表人登记表；前任法定代表人任职期间的财务审计报告；拟任法定代表人身份证明；其他材料；

3、变更上级主管部门登记材料：登记管理机关准予社会团体变更上级主管部门的文件；社会团体变更上级主管部门登记申请表；原上级主管部门同意变更的文件；新上级主管部门同意作为该社会团体上级主管部门的文件；其他材料；

4、变更住所登记材料：登记管理机关准予社会团体变更住所的文件；社会团体变更住所登记申请表；新住所证明（房产单位出具的证明或买卖合同复印件或租赁合同复印件）；其他材料；

5、变更活动资金材料：登记管理机关准予变更活动资金的文件；社会团体变更活动资金登记申请表；验资证明；其他材料；

6、变更业务范围材料：登记管理机关准予社会团体变更业务范围的文件；社会团体变更业务范围申请表；其他材料。

（三）注销登记材料：登记管理机关准予注销登记的文件；注销登记申请书；上级主管部门同意注销登记的文件；法人注销申请表；清算审计报告；清算报告书；其他材料；

（四）章程修订及其核准材料：社会团体章程核准表；经核准的社会团体章程；章程修订说明；其他材料；

（五）备案材料：社会团体组织机构代码证书（复印件）；税务登记证书（复印件）；社会团体印章式样；银行开户证明（复印件）；社会团体办事机构备案表；社会团体办事机构注销备案表；社会团体负责人变动申请表、社会团体负责人备案表及其身份证明；社会团体会费标准备案材料；其他材料；

（六）分支（代表）机构有关材料：社会团体准予设立分支（代表）机构成立的会议纪要；其他材料；

（七）会费标准及会费管理办法；内部管理制度；举办重大会议活动形成的有关材料；以本会名义发出的文件；对外签订的经济合同；

（八）理事长、副理事长、秘书长备案表及其身份证明、理事会名册、会员名册；其他材料；

（九）年检材料：年度工作报告书、财务工作报告、财务审计报告；其他材料；

（十）行政处罚材料：行政处罚决定书；行政复议决定书；行政诉讼判决（裁定）书；其他材料。

第三十八条 档案保管

（一）凡属归档范围的文件资料，均需集中统一管理，任何个人不得擅自留存；归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，可保存复印件；

（二）秘书处设存放档案的档案柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件；

（三）归档资料要进行登记，有归档记录，编制归档目录；

（四）档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录，做到主次分明、存放科学、检索方便；

（五）经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经本会领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存；

（六）严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失防护工作；

（七）凡工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第三十九条 档案借阅

本会档案借阅需履行相关审批手续，经秘书长批准后方可查看使用：

（一）借阅档案时，必须真实填写借阅登记；

（二）档案室所属档案，只限于室内查阅，不准带出室外；必须带出时，要办理借阅手续，并经领导批准并填写原件外借表后，方可借出。

（三）借阅档案，应严格遵守保密制度，做到不丢失，不泄密；

（四）借阅者必须保证所借档案资料的完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记；

（五）借出的档案应在十五日内返还，需要延长时间的稍重新办理借阅手续；

（六）外单位档案，应持介绍信，写明借阅范围经批准，方可借阅；

（七）借阅的档案，一旦发生损坏、丢失事失密，应立即向领导和的关部门报告，依据《档案法》有关条款处理。

第四十条 档案管理员职责

档案管理员负责本会所有档案资料的统一收集管理，隶属秘书处管理；档案管理人员要严格执行档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

第五章 法人登记证书管理

第四十一条 协会法人登记证书（正副本），由秘书处依据有关规定向主管部门申请登记注册。

第四十二条 秘书处负责协会法人登记证书的年检总结工作，并送主管部门审查。

第四十三条 协会法人登记证书（正副本）由秘书处保管或指定专人保管。如有他人办理事务需要使用的，须填写《法人登记证书使用交接表》,经协会秘书长批准后方可使用。

第四十四条 本制度经2025年6月第六届三次理事会审议通过后生效，由秘书处负责解释。